REGLEMENT INTERIEUR DU CODEP 

Article 1^er : Le présent règlement ne peut être modifié que par l’assemblée générale ordinaire sur proposition du comité directeur du comité départemental ou sur la demande écrite des associations affiliées et du représentant départemental des licenciés à titre individuel  ( 1 ) représentant plus de la moitié des voix exprimables.

( 1 ) désignés dans les autres articles par représentant départemental

Article 2 : Membres honoraires, membres d’honneur, membres donateurs et membres bienfaiteurs

Le comité directeur nomme les membres honoraires et les membres d’honneur. Il détermine les conditions générales auxquelles est subordonnée l’admission des membres donateurs et membres bienfaiteurs.

L’honorariat de sa fonction fédérale est conféré à vie à un membre licencié du comité départemental ayant exercé cette fonction avec une application méritant cette reconnaissance. Elle est décidée par le comité directeur et peut être retirée par ce dernier pour motif grave.

La qualification d’honneur dans une fonction fictive est conférée par le comité directeur à des personnes extérieures au comité départemental que l’on désire honorer ou dont on souhaite que le renom serve le comité départemental. Le comité directeur décide de sa durée. Les membres d’honneur sont dispensés de cotisation.

Article 3 :Représentant départemental

Il appartient au président du comité départemental de réunir les membres individuels de son département pour qu’ils désignent leur représentant.

Nul ne peut être désigné représentant départemental s’il n’a pas manifesté au préalable l’intention d’assurer cette fonction.

Cette désignation sera valable jusqu’à ce que le représentant départemental demande par écrit sa démission ou perde sa qualité de licencié du comité départemental.

Chapitre 1^er

REUNIONS

 Article 4 : Convocation

 L’assemblée générale est convoquée par le président au moyen d’un avis envoyé à chaque association  et au représentant départemental trente jours au moins à l’avance.

 Cet avis mentionne le lieu, la date et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour.

 Il rappelle les modalités ci-après prévues pour l’organisation du vote et tous les instruments de vote.

Article 5 : Droit de vote

Disposent du droit de vote les associations et le représentant départemental répondant aux conditions requises par l'article 4 des statuts.

Article 6 : Représentation                                           

 Une association ne peut être représentée que par son président,  ou un membre délégué de l'association dûment mandatéou le délégué d’une autre association.

Le représentant départemental peut être représenté par un autre licencié à titre individuel du département.

La délégation de pouvoirs est obligatoirement effectuée par écrit sur un formulaire arrêté par le bureau du comité départemental et signé par le président ou le représentant départemental délégataire.

Ce formulaire rappelle notamment :

a)              pour l’association la désignation, le siège et le numéro de l’association représentée, le nombre de voix dont elle dispose, les nom, prénoms et qualité du mandataire, la date de la réunion pour laquelle la délégation de pouvoirs est donnée, la nature des pouvoirs délégués (représentation avec ou sans droit de vote).

b)              pour le représentant départemental, la désignation du département, le nombre voix dont il dispose, les nom, prénom du représentant puis les mêmes critères que ci-dessus.

La délégation est datée et signée par le président de l’association ou par le représentant départemental  représenté.

Elle est remise au président du bureau de vote et demeure annexée au procès-verbal de la réunion.

Tout représentant d’association ne peut disposer de plus de 10 voix en sus de celles auxquelles a droit sa propre association. Il doit choisir avant l’ouverture de la séance, parmi les mandats établis à son nom et dans la limite de 10 voix, ceux qu’il entend exercer effectivement. Ce représentant ne peut sous-déléguer aucun pouvoir excédentaire.

Article 7 : Ordre du jour

Toute association, ou le représentant départemental, peut demander l’inscription de questions à l’ordre du jour.

Cette demande doit parvenir au président du comité départemental quinze jours avant la date de l’assemblée générale.

Le comité directeur décide de l’inscription ou de la non-inscription de chaque question proposée. Toutefois, toute question posée par un ensemble de titulaires du droit de vote représentant plus d’un dixième des voix totales exprimables donne obligatoirement lieu à l’inscription à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Article 8 : Délibération

L’assemblée générale ne délibère que sur les questions portées à l’ordre du jour, sur les questions accessoires dépendant de celles inscrites à cet ordre du jour et sur les incidents de séance.

Article 9 : Assemblée générale extraordinaire

 Une assemblée générale peut être convoquée en session extraordinaire à toute époque sur proposition du comité directeur statuant à la majorité relative ou sur la demande écrite d’associations régulièrement affiliées et du représentant départemental, conformément à l’article 5 des statuts ou sur convocation du comité directeur dans les cas prévus à l’article 15, paragraphe 2, alinéa 4, du règlement intérieur. 

Chapitre 2

VOTES

Article 10 : Nombre de voix

Le nombre de voix dont dispose une association ou le représentant départemental est déterminé :

1/ en qui concerne l’assemblée générale ordinaire annuelle, par le nombre de licences délivrées au 30 septembre de l’année en cours ;

2/ en ce qui concerne les autres assemblées générales :

- pour celles se déroulant entre le 1^er octobre et le 31 mars, par le nombre de licences délivrées au 30 septembre précédent ;

- pour celles se déroulant entre le 1^er avril et le 30 septembre, par le nombre de licences délivrées au dernier jour du mois précédant l’expiration du délai de convocation de l’assemblée.

Article 11 : Bulletin de vote

1/ Pour chaque assemblée générale, le comité directeur décide de la forme du bulletin et du mode de dépouillement en fonction des techniques utilisables pour permettre une adaptation plus facile.

2/ Le bulletin se rapportant aux élections pour le renouvellement du comité directeur est établi et utilisé dans les conditions exposées à l’article 14 ci-après          

Article 12 : Vote en séance

Lors du ou des scrutins, le président d’association et le représentant départemental ou leurs délégués présentent sa licence en cours de validité. Il peut lui être demandé de justifier de son identité.

Le bureau de vote reçoit de chaque électeur les bulletins correspondant au nombre de voix dont il dispose personnellement ou par représentation.

Article 13 : Candidatures

L’appel à candidature doit être envoyé aux associations et au représentant départemental au moins trente jours avant l’assemblée générale.

La déclaration de candidature effectuée par écrit sur un modèle établi par le bureau est adressée au président du comité départemental quinze jours au moins avant l’assemblée générale, accompagné d’une photocopie de la licence de l’année en cours.

Le bureau vérifie que les candidats remplissent les conditions requises.

Article 14 :  Elections

La désignation des membres du comité directeur a lieu suivant les modalités ci-après pour les votes exprimés par l’assemblée générale, compte-tenu des dispositions particulières suivantes :

1/La liste des candidats, arrêtée par le bureau du comité départemental, est reproduite sur le bulletin de vote dans l’ordre alphabétique, la première lettre étant tirée au sort au cours d’une réunion du comité directeur.

2/L’électeur ne laisse subsister sur le bulletin de vote qu’au maximum le nombre de candidats égal à celui des postes à pourvoir et précisé sur ledit bulletin. Sinon le bulletin est frappé de nullité.

3)Le nombre de sièges attribué aux féminines est déterminé suivant le rapport :

  Nombre de membres du comité X nombre de féminines éligibles

  Nombre d’adhérents ( effectif du comité départemental)

  arrondi à l’unité la plus proche

Si le nombre de féminines élues est inférieur à la proportion prévue par l’article 6 des statuts, un ou des postes restent vacants. Il est fait appel à candidature pour la ou les assemblées générales suivantes.

Dans le cas où l’élection aurait pour effet de désigner comme membre du comité directeur plus de deux adhérents d’une même association affiliée ayant un maximum de cinquante membres et trois adhérents pour une même association affiliée de plus cinquante membres, seuls deux ou trois de ces élus suivant les effectifs globaux des associations concernées seraient, au bénéfice du plus grand nombre de suffrages recueillis, maintenus dans cette fonction.

En cas d’égalité de voix, le candidat le plus jeune serait déclaré élu. 

Article 15 : Formation du bureau

1/ COMPOSITION : le bureau compte 9 (neuf) membres, dont :

- un président,

- un secrétaire,

- un trésorier

Pour les besoins d’une bonne administration, il sera procédé à la désignation  d’autant de vice-présidents et d’adjoints aux secrétaire et trésorier qu’il est  nécessaire.

2/ FORMATION DU BUREAU :.

Après les élections, le comité directeur se réunit pour désigner le président et les membres du bureau par élection à bulletin secret, à la majorité absolue des suffrages exprimés.

Nul ne peut être élu membre du bureau s’il n’a pas manifesté au préalable l’intention d’assurer la fonction faisant l’objet de cette désignation.

S’il ne peut être procédé par le comité directeur à l’élection du bureau dans les conditions définies à l’article 9 des statuts et dans celles précisées au présent article, le comité directeur sera à nouveau convoqué à un mois de date au plus tard pour effectuer cette élection.

Dans le cas où cette dernière ne pourrait avoir lieu, le président sera, outre la fonction de représentation prévue à l’article 10 des statuts chargé exclusivement et provisoirement de l’expédition des affaires courantes. Le comité directeur devra, sur-le-champ, convoquer à deux mois de date, une assemblée générale extraordinaire, cette convocation entraînant la démission du comité directeur. Cette assemblée générale extraordinaire procédera par priorité à l’élection du nouveau comité directeur.

       En cas de vacance au sein du bureau, pour quel que motif que ce soit, les membres de ce bureau désignent, sans délai, celui (ou ceux) d’entre eux chargé(s) d’assumer la (ou les) fonction(s) concernée(s). Il sera ensuite au cours de la plus prochaine réunion du comité directeur, procédé par celui-ci au remplacement du (ou des) titulaire(s) défaillant(s).

Article 16 : Réunions du bureau

Le bureau fixe lui-même les règles à appliquer pour ses propres réunions et pour son fonctionnement.

Article 17 : Réunions du comité directeur

Les membres du comité directeur sont convoqués aux réunions du comité par le président ou à défaut par le secrétaire à la demande du président.

Les convocations sont écrites : elles mentionnent le lieu, le jour et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour. Elles sont envoyées quinze jours au moins à l’avance. Ce délai minimum est ramené à cinq jours dans les cas où le comité est convoqué exceptionnellement, c’est-à-dire sur décision unanime du bureau ou sur demande du tiers au moins des membres du comité. Dans ce dernier cas, la réunion doit intervenir dans un délai ne pouvant excéder trente jours après le dépôt de la demande.

Article 18 : Ordre du jour du comité directeur

L’ordre du jour du comité directeur est fixé par le bureau.

Tout membre du comité directeur peut demander l’inscription de questions à l’ordre du jour. Ces questions doivent parvenir au président du comité départemental au moins un mois avant la date prévue de la réunion du comité directeur.

Le comité ne délibère que sur les questions portées à l’ordre du jour. En cas d’urgence reconnue et mentionnée au compte rendu de la réunion, le comité peut délibérer sur une question non inscrite à l’ordre du jour et ceci exceptionnellement.

Article 19 : Représentation des membres du comité directeur

La représentation d’un membre du comité directeur par un autre fait obligatoirement l’objet d’une délégation de pouvoirs écrite et dont la formule, qui est arrêtée par le bureau, rappelle notamment les nom, prénoms et adresse du mandataire et la date de la réunion pour laquelle la délégation de pouvoir est consentie.

La délégation est datée et signée par le membre du comité directeur représenté. Elle est remise au président de séance et demeure annexée au compte-rendu.

Si un membre du comité directeur a consenti plusieurs délégations de pouvoirs, la plus récente est seule valable, si plusieurs portent la même date, elles sont nulles.

Chaque membre du comité directeur ne pourra détenir plus d'un pouvoir.

Article 20 : Absences

1/ Le comité directeur statue à chaque séance sur la validité des excuses présentées par ses membres.

2/ Tout membre du comité directeur absent deux fois en cours d’année sans excuse reconnue valable, sera considéré comme démissionnaire.

Article 21 : Compte-rendu

Le compte rendu de chaque réunion du comité directeur est soumis, lors de la séance suivante à l’approbation des membres du comité directeur.

Le compte rendu de chaque réunion est expédié à la Fédération, à la ligue régionale, aux associations et au représentant départemental par l’intermédiaire du bulletin du comité départemental ou tout autre moyen.

Article 22 :

Dans les cas non prévus ci-dessus, le comité directeur fixe lui-même les règles à appliquer pour ses propres réunions et pour son fonctionnement.

Tout membre du comité directeur s’interdit d’utiliser le nom du comité départemental, de la ligue régionale, de la Fédération ou leurs sigles à des fins autres que sportives, sauf représentation entrant dans le cadre de ses fonctions ou délégation spécifiquement accordée par le comité directeur ou le bureau.

Article 23 : Désignation des censeurs aux comptes

1/ L’assemblée générale ordinaire annuelle élit deux censeurs selon les mêmes modalités que l’élection au comité directeur.

2/ Les conditions de candidature et d’éligibilité des censeurs sont les mêmes que celles exigées pour les membres du comité directeur.

3/ Les deux censeurs en exercice ne peuvent appartenir à la même association. Nul ne peut être censeur s’il est membre du comité directeur ou si, ayant rempli les fonctions de membre du comité directeur, il est sorti de charge depuis moins de 23 mois au jour de son élection en qualité de censeur. Toute candidature présentée en violation des interdictions ci-dessus est considérée comme nulle : cette nullité est notifiée au candidat.

4/ L’élection des censeurs intervient l’année paire située entre deux années bissextiles. En cas de vacance d’un poste de censeur, l’assemblée générale suivante élit un remplaçant pour la durée restant à courir de son prédécesseur.

Article 24 : Rôle des censeurs aux comptes

1/ Dans les quinze jours précédant l’assemblée générale, les censeurs procèdent à un contrôle des comptes du comité départemental.

2/ Les censeurs ont pour mission exclusive de vérifier la sincérité et l’exactitude des comptes du comité départemental.

3/ Ils procèdent, exercice par exercice, et reçoivent à cet effet, préalablement à leur intervention, communication du bilan, ainsi que du compte de produits et charges. Ils peuvent prendre connaissance au siège du comité départemental, sans déplacement des livres et des pièces justificatives des opérations comptables et financières et solliciter du ou des trésoriers toutes explications nécessaires.

4/ Ils présentent leurs observations et conclusions dans un rapport commun qu’ils adressent au président du comité départemental huit jours au moins avant la date à laquelle se réunira le comité directeur appelé à se prononcer sur les comptes vérifiés.

Dans le cas où les avis des deux censeurs ne seraient pas concordants, l’opinion de chacun est précisée dans le rapport commun.

5/ Les censeurs présentent leur rapport à l’assemblée générale.

Article 25 : Rôle

     Les commissions sont des organes consultatifs placés sous l’autorité du comité directeur du comité départemental.

     Elles sont chargées, à la demande de ce dernier, de préparer et d’examiner tous projets de leur compétence, de lui donner un avis motivé, et de rendre compte des missions qui leur sont éventuellement confiées.

Article 26 : Composition

Chaque commission est composée de 5 (cinq) membres au plus, dont au moins un membre du comité directeur du comité départemental, nommés par le comité directeur, pour la durée de son mandat et dans les six mois suivant le renouvellement de celui-ci.

Seuls les licenciés depuis un an au moins peuvent être membres des commissions.

Chaque commission est présidée,  par un membre du comité directeur du comité départemental, désigné par celui-ci.

Le comité directeur du comité départemental peut, en cours de mandat, procéder au remplacement du président ou modifier la composition d'une commission.

Article 27 : Fonctionnement

Si elles le jugent utiles, les commissions élisent à leur première réunion un vice-président et un secrétaire.

Le président d'une commission peut, ponctuellement, et avec l'accord du bureau du comité départemental faire appel à des personnalités qui, de part leur compétence particulière, sont susceptibles de faciliter les travaux de la commission.

Les présidents des commissions rapportent régulièrement devant le comité directeur le compte-rendu de leur activité.

Article 28 : Commission formation

En conformité avec l’article 21 des statuts de la Fédération et l’article 27 du règlement intérieur de la ligue régionale, il est institué au sein du comité départemental une commission formation composée de 5 (cinq) membres dont le président qui est le délégué départemental formation.

Le délégué départemental à la formation est un relais entre la commission formation de la ligue régionale et son comité départemental. Il est souhaitable qu’il soit élu au comité directeur du comité départemental et qu’il ait une qualification fédérale (moniteur ou instructeur).

Le rôle du délégué départemental, en accord avec le délégué régional, consiste après consultation de la commission formation à :

•  communiquer, diffuser les informations, intervenir à la demande du délégué régional ;

•  recenser les besoins en cadres, en écoles de cyclotourisme ou en stages ;

•  sensibiliser les dirigeants et les adhérents à la formation ;

•  mettre en place des stages dans son département en accord avec le délégué régional ;

•  gérer le fichier des cadres : des animateurs et initiateurs du département.

•  mettre en place des actions en relation avec la commission jeunes.

Le délégué départemental constitue et anime la commission départementale de formation composée des cadres fédéraux. Cette commission départementale se réunit au moins une fois par an et propose des actions à mener au niveau de son département. Le délégué départemental peut demander la présence du délégué régional de la commission formation.

Au niveau régional, le délégué départemental devra participer aux travaux de la commission formation de la ligue régionale en s’intégrant à un groupe de travail.

Toutes les actions qu’il entreprend doivent se faire en accord et en parfaite harmonie avec le président du comité départemental.

Article 29 : Commission tourisme

En conformité avec l’article 22 des statuts de la Fédération, il est institué au sein du comité départemental unecommission tourisme composée de 5 (cinq) membres dont le président.

Cette commission assure au niveau départemental la promotion du «  tourisme à vélo » en favorisant une pratique accessible à tous basée sur le plaisir et la convivialité.

Elle contribue au développement des randonnées permanentes, des cyclo-découvertes, des séjours dans son département.

Elle participe à la mise en place des schémas d’itinéraires touristiques comprenant les vélo routes et voies vertes s’il y en a, en liaison avec la ligue régionale et avec le conseil général et le comité départemental du tourisme.

Elle favorise l’idée du «  sport santé » en intégrant le concept du tourisme à vélo.

Elle crée le cyclo-guide départemental en liaison avec la ligue régionale et suivant le cahier des charges proposé par la Fédération.

 Diverses commissions départementales pourront être créées notamment jeunes, sécurité, médicale, calendrier et manifestations, V.T.T., cyclo-découvertes, site internet, distinctions et récompenses, etc...

Les modifications de ce Règlement Intérieur ont été adoptées en assemblée générale extraordinaire à Guénange le 25 septembre 2004.

LE PRESIDENT: Roger PARRANG

LA SECRETAIRE: Marialyne OLLIVRIE